Copias de Seguridad ¡Protege tus datos!


Seguro que has oido hablar de algún conocido que ha perdido los datos de su ordenador, ya sean documentos, fotos, videos...
O quizá incluso lo has sufrido directamente...

Todos somos conscientes de la importancia que tienen los datos que gestionamos con nuestros ordenadores y dispositivos, pero cuando se trata de los datos de una empresa, este hecho cobra todavía más importancia.

Analicemos los datos que guardamos actualmente en los ordenadores de nuestra empresa:
  • Datos de nuestros clientes, proveedores
  • Documentos de compras y ventas
  • Datos contables, fiscales y financieros
  • Facturas emitidas en formato electrónico
  • Documentos originales escaneados
  • Fotos y videos publicitarios
  • Catálogos y material de marketing
  • ...

Por eso la pregunta del título ¿Te puedes permitir perder los datos de tu empresa? La respuesta creo que es evidente.


En este artículo presentamos algunas indicaciones y consejos que pueden ayudar a mejorar la seguridad de tus datos, y a establecer una estrategia de copias de seguridad para tu empresa.

¿Qué tengo que hacer?

El proceso que te recomendamos para asegurar tus datos es este:
  1. Centraliza los datos y documentos
  2. Copia las bases de datos
  3. Realiza copias de seguridad
  4. Comprueba las copias
  5. Un espejo para doblar la seguridad

¿Quién tiene que participar?

La seguridad de tus datos y documentos debe involucrar a diferentes personas en tu organización:
  • Personal interno:
    Encargado de realizar y supervisar las copias de seguridad
  • Empresa externa de sistemas (informático)
    Debe proveer los medios de almacenamiento y las herramientas de copia y sincronización
  • Proveedor de software ERP (Gaia)
    Desde Gaia te ofrecemos una herramienta para realizar las copias de seguridad de tu aplicación Productor.
    Pero debes encargarte de configurarla y asegurarte que las copias resultantes se almacenan en un lugar seguro.

1. Centraliza los datos y documentos

Tener los datos y documentos almacenados en una ubicación centralizada te va a permitir gestionarlos con mayor seguridad.
No hace falta disponer de un ordenador servidor dedicado a almacenar los documentos y datos, si el tamaño de tu organización no precisa de un servidor dedicado, cualquier ordenador de la red puede hacer las funciones de servidor.

Para ello, comparte una carpeta en el ordenador que va a hacer de servidor de datos.
Puedes llamarla DATOS.

Esa será la carpeta raíz de todos los datos y documentos que vas a almacenar.

Organiza la carpeta de Datos

Para que los usuarios se sientan cómodos y puedan encontrar y guardar los documentos rápidamente, es importante una buena organización en carpetas.
Por ejemplo, se pueden crear carpetas para:
  • Catálogos
  • Tarifas
  • Documentos privados
  • Clientes
  • Proveedores
  • Fotos
  • etc.

No tengas copias locales de los documentos

Windows nos ofrece un mecanismo muy sencillo para ayudarnos a esto: Los accesos directos.
Puedes crear accesos directos a los documentos que más utilizas.

También puedes crear accesos directos a las carpetas del servidor.
Por ejemplo, si utilizas mucho la carpeta Catálogos del servidor, puedes tener un acceso directo a esa carpeta en tu escritorio, o en tu carpeta Documentos.

Truco: En Windows 7, 8 y 10 puedes añadir cualquier ubicación Favoritos en el explorador de carpetas.
De esta forma puedes añadir la carpeta de datos del servidor para acceder rápidamente a ella.
El proceso de añadir a Favoritos es tan sencillo como:
  1. Accede a la carpeta de datos deseada del servidor a través del explorador de carpetas de Windows
  2. Haz click con el botón derecho sobre Favoritos y selecciona la opción Agregar ubicación actual a Favoritos

A partir de ahora aparecerá la carpeta del datos del servidor en el explorador de carpetas.

Cuando en cualquier aplicación (Word, Excel, ...) accedas a abrir o guardar un documento, podrás rápidamente acceder a esta carpeta del servidor.



Sincroniza tus copias locales

¿No estaba prohibido tener copias locales? Si, pero... muchas veces es inevitable. A veces trabajamos desconectados del servidor (con un portátil). También hay aplicaciones o documentos que resultan más cómodos de trabajar como copias locales.

La solución: Sincroniza
La sincronización de carpetas consiste en mantener una copia exacta de los ficheros contenidos en 2 carpetas.
¿manualmente? ... por supuesto que no... Existen multitud de herramientas de sincronización, con más o menos características, más complicadas o sencillas de configurar, de pago, gratuitas....

Una pequeña selección de herramientas gratuitas relativamente sencillas de configurar:
  • Dropbox
    Te permite tener carpetas sincronizadas entre tus diferentes dispositivos.
    Inconveniente: limitación de espacio de la versión gratuita.
  • SyncToy de Microsoft
    Sencilla herramienta de sincronización de carpetas.
    Tan sólo debemos seleccionar las carpetas "izquierda y derecha" y comenzar la sincronizacón
  • Free File Sync
    Más potente que la anterior, aunque sencilla de configurar y utilizar.
    Se pueden programar las sincronizaciones para que se hagan automáticamente cada cierto tiempo
  • Toucan
    Solución más avanzada y potente, pero más complicada de configurar y usar.

¡cuidado, no crees sincronizaciones exactas!


Las herramientas de sincronización te permiten configurar el nivel de sincronización. Si configuras una sincronización exacta, cuando elimines un archivo o carpeta en la ubicación original, también será eliminado en la ubicación sincronizada.
Esto disminuye la seguridad de tu sistema de copias y en mi opinión no deberías hacerlo.
Podrás elegir si se eliminan o no los ficheros en la configuración de la sincronización.

2. Copia las bases de datos

Si utilizas un software de gestión empresarial, un ERP, un programa de gestión, una aplicación de contabilidad, tendrá una base de datos donde almacena los datos.

En esa base de datos están los datos de tus clientes, proveedores, acreedores, documentos de ventas, facturas, apuntes contables, ....
Es información sensible y muy importante para tu empresa, por lo que tienes que asegurarte que está protegida frente a posibles pérdidas de datos.

Tipos de bases de datos:
Básicamente existen 2 tipos de bases de datos donde las aplicaciones de gestión almacenan sus datos:
  • Basadas en ficheros:


    Normalmente la base de datos consiste en un único fichero aunque hay sistemas que utilizan varios ficheros.
    Ejemplos de bases de datos en fichero: Microsoft Access, Foxpro, DBase, Ficheros Xml ...
  • Servidor de Bases de datos:

    Existe una aplicación que gestiona los datos, denominada servidor de bases de datos.
    Ofrece servicios avanzados de acceso a los datos y también de copias de seguridad integradas.
    Ejemplos de servidor de bases de datos: Microsoft SQL Server, Oracle, MySQL, ...

Base de datos en fichero:

Tienes que asegurarte que el fichero o ficheros de la base de datos quedan incluidos en la copia de seguridad.
Puedes usar una herramienta de sincronización para tener una copia de la base de datos en tu carpeta centralizada de Datos, o bien asegurarte de incluir los ficheros de base de datos en la copia de seguridad.

Servidor de Bases de datos:
El servidor de bases de datos te ofrece mayor rendimiento y seguridad en el acceso a los datos, pero también requiere algo más de atención a la hora de asegurarte la copia de seguridad.

Tienes que configurar una tarea programada automática que se encargue de hacer una copia de seguridad de las bases de datos y almacenar esa copia de seguridad en tu carpeta centralizada de Datos, de forma que quedará incluida en la copia de seguridad global.

Aplicaciones Productor. Herramienta gratuita de Gaia

Gaia ofrece a sus clientes una herramienta gratuita que realiza automáticamente una copia de seguridad de las bases de datos de las empresas seleccionadas por el usuario, ya sean bases de datos Access o SQL Server.

La herramienta de copias de seguridad de Gaia se puede instalar como un Servicio Windows y permite programar la copia automática de las bases de datos y datos auxiliares de la aplicación Productor.

Notificación cuando ocurre un fallo:Es posible configurar la herramienta de copias para que te envíe un email cuando se produce un fallo realizando las copias.
También puedes configurar para que envíe un email siempre, se produzcan errores o no.

Importante: Cierre de ejercicioSi realizas el cierre de ejercicio y creas una nueva empresa, tendrás que configurar la herramienta de copias para que se incluya la nueva empresa en la copia de seguridad.


3. Realiza copias de seguridad

Ahora que ya tienes todos tus documentos, imágenes, bases de datos, centralizados en una carpeta, hacer las copias de seguridad es mucho más sencillo.

Dispositivos

Puedes hacer copias de seguridad a diferentes tipos de dispositivos:

  • Pendrive USB
    Poco recomendable por la poca seguridad que ofrece.
    Es muy fácil de extraviar. Además estos dispositivos son muy propensos a corromperse y perder la información que tienen almacenada.
  • Disco duro externo USB
    Es un medio económico.
    Si queremos aumentar la seguridad deberíamos usar discos tipo SSD (memorias de estado sólido que no incorporan partes móviles).
    El problema de los discos duros externo "tradicionales" es que son sensibles a los golpes, que los pueden dejar inservibles, llegando incluso a perder la información.
  • Unidad de cinta
    Es el medio tradicional de copia más seguro.
    El principal inconveniente es el alto coste del dispositivo de copias.
    Otro inconveniente es la velocidad, aunque las unidades actuales son mucho más rápidas que las tradicionales, sigue siendo un medio "secuencial".
  • Servicios de copia de seguridad online (almacenamiento cloud)
    Hay multitud de empresas que nos ofrecen este servicio, por una cuota mensual, podemos hacer copias de seguridad a una ubicación de internet, normalmente usando un software propio que nos facilita la misma empresa que nos da el servicio.

    En una apartado más adelante se incluyen más detalles sobre este tipo de servicios

Importante: Intercambiar los soportes

Sea cual sea el dispositivo que utilices, es fundamental intercambiar los soportes de copia de seguridad.
Como mínimo deberías usar 2 soportes diferentes y alternarlos con cierta periodicidad (cada semana o cada 15 días por ejemplo).
Siempre debe haber como mínimo 1 soporte fuera de la empresa, separado del servidor, de lo contrario, ante un incidente o siniestro podrías perder los datos del servidor y la copia de seguridad junto a ellos.

Software de Copia de Seguridad

Ahora que ya tienes claro el dispositivo de copias que vas a usar, tienes que seleccionar el software de copias de seguridad.
De nuevo se abre un abanico tremendo, desde soluciones sencillas y fáciles de configurar y manejar hasta sistemas complejos con multitud de opciones y personalizaciones. Hay aplicaciones gratuitas con características básicas pero en muchos casos suficientes y aplicaciones de pago, más sofisticadas.

Algunas aplicaciones gratuitas:
  • Comodo Backup
    Aplicación de manejo sencillo.
    La versión gratuita incluye una cuenta de almacenamiento cloud gratuito de 5 Gb.
    Permite copias completas, incrementales o diferenciales.
    Admite encriptación de los datos, y múltiples destinos (fichero zip, dvd, servidor FTP, etc.)
    La web está en inglés, pero el software se puede configurar en castellano.

  • ACE Backup
    También sencilla de manejar, aunque la interfaz quizá sea algo menos intuitiva que el caso anterior.
    Incluye características como encriptación de los datos o copias con destino a servidor FTP.
    Tanto la web como el software están en inglés.
  • Cobian
    Herramienta muy sencilla, con las características básicas: copia ficheros y carpetas de un origen a un destino. Permite comprimirlas y encriptarlas.
    La web está en inglés, pero el software se puede configurar en castellano.

Algunas aplicaciones de pago, sólo por citar algunas de las más conocidas:


Dispositivos removibles: Encripta tus datos...

Si vas a usar un dispositivo extraible que puedas extraviar con cierta facilidad (memoria usb, dvd, disco duro usb), es muy recomendable que encriptes el contenido del dispositivo para proteger tus dato sen caso de pérdida.
Puedes utilizar para ello Rohos Mini-Drive (muy recomendable, gratuita, en castellano. Inconveniente: limitado a 2GB) o bien la herramienta de crifrado de unidades de Windows 7 BitLocker (problema: sólo disponible en las ediciones Ultimate y Enterprise de Windows 7).

Servicios de copia de seguridad online (Cloud Backup)

Los servicios de copia de seguridad y almacenamiento cloud han proliferado y mejorado mucho en los últimos años, con la explosión de los servicios de Cloud Computing.
Esto ha facilitado un abaratamiento importante de los costes, que unido al aumento del ancho de banda en las conexiones a internet, lo hacen una solución viable para complementar la seguridad de nuestro sistema de copias de seguridad.

Los precios varían en función del volumen de datos que necesitamos copiar.
Los precios se han reducido mucho en los últimos años y ya podemos encontrar planes ilimitados o de gran capacidad a precios muy razonables.

Deberíamos usar un servicio que cifre los datos en nuestro equipo antes de enviarlos al servidor remoto, para preservar la confidencialidad de los mismos.
Las copias en estos sistemas siempre son incrementales, es decir, cada vez que hacemos copia sólo se copian los datos y archivos que han cambiado desde la última copia realizada con éxito.

Un inconveniente de este sistema: consume ancho de banda de nuestra conexión a internet. Si vas a usarlo debes programar los backups en horas en las que no se use la conexión a internet (por las noches).
Según el tamaño de la copia de seguridad, la copia inicial (que por fuerza tiene que copia todos los datos y ficheros) puede tardar varios días en ser enviada al servidor.

4. Comprueba las copias

Si, si confías en que todo va a salir siempre, puede ocurrir que cuando necesites restaurar una copia haya habido algún problema y no la tengas disponible.

Es fundamental comprobar manualmente que se están realizando las copias de seguridad.

Para ello, debes inspeccionar cada semana la ubicación destino de las copias y verificar que:
  1. Existe el fichero o ficheros destino de la copia
  2. Su tamaño es similar al de copia anterior
  3. En el disco sigue habiendo espacio para las siguientes copias

  5. Un espejo para doblar la seguridad

Empleo la palabra espejo castellanizando el término "mirroring" usado ampliamente en informática para indicar "copia exacta" y, normalmente "copia exacta sincronizada en tiempo real".

Discos duros RAID

¿RAID? Me explico "Redundant Array of Independent Disks", es decir "Conjunto Redundante de Discos Independientes"
Se trata de una tecnología que une diferentes discos duros físicos y los expone al usuario como si fueran una única unidad.
Hay diferentes niveles de RAID que implican diferente resultado final. Los que nos pueden interesar para aumentar la seguridad de los datos:
  • RAID 1
    Normalmente formado por 2 discos.
    Cualquier dato se escribe simultáneamente en los 2 discos, ambos tienen exactamente la misma información.
    Cuando se leen datos, se leen de cualquiera de los 2 discos.
    Aunque falle uno de los 2 discos, los datos quedan preservados y el sistema sigue funcionando.
  • RAID 10
    Como mínimo necesita 4 discos.
    Garantiza la integridad como Raid1, pero además mejora sustancialmente el rendimiento
Actualmente las configuraciones de discos en RAID no son caras y los beneficios que obtenemos siempre valen la pena el sobre-coste.

Disco duro de red con copia continua

Una idea que con una pequeña inversión nos permite aumentar mucho la seguridad de nuestros datos.
Se trata de instalar un disco duro conectado a la red (conocidos como discos NAS o "Network Attached Storage" o "Almacenamiento conectado a la red").
Disco duro de red NAS de D-Link


Si lo situas en una ubicación diferente y a cierta distancia del servidor, mucho mejor, estarás  protegiéndote frente a posibles incidencias como un incendio, o el robo del servidor.

Puedes usar alguna de las herramientas de sincronización de carpetas mecionadas más arriba para tener siempre una copia sincronizada de tus datos.
Ante un  incidente o una pérdida de datos, tendrás la copia disponible instantáneamente.

¿Y por qué no usar un disco NAS como destino principal de tue copias?
El principal motivo: no es removible, es decir, no te lo puedes llevar a casa.

Una buena estrategia de copias

Una estrategia para conseguir un nivel de protección aceptable puede ser:
  • Tener una copia física externa, alternando los soportes
  • Espejo continuo en un disco duro en el mismo local
  • Copia online en un almacenamiento cloud
Siguiendo las indicaciones de este artículo, es posible implantar esta estrategia a un coste razonable, y conseguir un nivel óptimo de protección
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Jordi García

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