En la era del smartphone, donde nos mantenemos conectados con todo el mundo, no es comprensible que sigamos usando papel en las actividades diarias de nuestra la empresa, pudiendo sustituirlas por medios digitales.

Utilizamos diariamente contenidos digitales para comunicarnos (WhatsApp, Messeguer, SMS,…), para mantenernos informados (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, periódicos digitales,…) y entretenidos (series, películas, YouTube,…)

Y a pesar de que todas las empresas disponen de ordenador y dispositivos móviles, se sigue usando el papel de forma masiva y no modifican sus métodos de trabajo hacia la digitalización total. Y siguen conservando copia física de los documentos.

Ventajas de la oficina sin papel

La principal ventaja es el impacto positivo medioambiental.

Reducción de gastos

Derivados directamente de la impresión de documentos; papel, tinta, mantenimiento de impresoras. Envío postal, tiempo de tramitación.

Puedes calcular tu ahorro aquí.

Organización

Reducimos totalmente archivadores, estanterías y espacio de almacenamiento. Y acumulamos menos suciedad. La oficina recupera no solo espacio sino también orden y limpieza.

Mayor seguridad

Podemos realizar múltiples copias de seguridad en distintos soportes y diferentes ubicaciones, incluso en la nube.

Lo que nos da un extra de seguridad que con la documentación física no conseguimos.

También podemos limitar el acceso de determinados usuarios a documentación, deberán identificarse para acceder y así sabemos quién ha realizado o modificado, determinado documento.

Podemos garantizar la legalidad del documento mediante certificado digital y su recepción por una persona concreta.

Eficacia

Gracias a una Gestión documental eficiente, podemos tener los documentos y la información disponible en tiempo real en todos los departamentos y disponible para todos los usuarios.

Podrán acceder más fácilmente a ellos y tomar decisiones más rápidamente.

Entorno de trabajo

Modificar los métodos de trabajo de tu empresa, permite que tus empleados consigan agilizar los procesos de consulta, reduciendo notablemente el tiempo de búsqueda y el nivel de estrés.

Pasos para conseguir paperless

Definir una estrategia

Lo ideal es la digitalización completa, pero a veces no es posible realizarlo por límites técnicos, económicos o físicos.

Podemos realizar un proceso completo, digitalizando todos los documentos activos de la empresa. Iniciar la digitalización a partir del momento de partida, sin tener en cuenta los documentos archivados

O iniciar un proceso parcial de alguno de los departamentos de la empresa como gestión, producción y taller, recepción, distribución, representantes, … Y actuar sólo en esta área.

Asignar un presupuesto

Depende de las necesidades, infraestructuras y recursos que posea cada empresa. Existen varios factores a tener en cuenta en este proceso:

  • Hardware; escáner, ordenadores, dispositivos de almacenamiento y copias de seguridad
  • Software; si decides digitalizar tu empresa con la gama PRODUCTOR, disponemos de ERPs adaptados a diferentes empresas y escalables con módulos OFICINA SIN PAPEL

¿Dónde vas a almacenar la información?

Puedes almacenar tus datos en tu red interna o en la nube. Para elegir donde ubicarlas, te damos algunos consejos aquí.

Metodología GAIA Oficina sin papel

Hemos creado una metodología con la que te ayudamos a definir los procesos de digitalización.

Te va a permitir implementar de manera gradual, a través de fases la modificación de los procesos de trabajo de tu empresa hacia la liberación del papel.

Puedes ver los módulos que te van a permitir hacer la transición aquí

Y si lo prefieres te ayudamos nosotros

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