La digitalización continúa llegando a los procesos habituales de las empresas. Esta vez, el cambio afecta directamente al transporte de mercancías por carretera.
Desde el 5 de octubre de 2026, el Documento de Control Administrativo exigible para determinados transportes públicos de mercancías por carretera debe generarse obligatoriamente en formato electrónico: el DeCA.
No se trata de crear una nueva obligación documental. El documento de control ya existía. Lo que cambia es la forma en la que debe generarse, conservarse y ponerse a disposición durante el transporte.
La Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible, estableció un periodo de diez meses desde su entrada en vigor para que este documento pasara a ser necesariamente digital. La Resolución de 5 de junio de 2026 concreta posteriormente las características que deben cumplir tanto el documento como los sistemas utilizados para gestionarlo. BOE
¿Qué es exactamente el DeCA?
El DeCA es el Documento electrónico de Control Administrativo que acompaña a los transportes sujetos a esta obligación.
La normativa establece que el cargador contractual y el transportista efectivo son los sujetos obligados a formalizar el documento de control en los transportes afectados. La Orden FOM/2861/2012 contempla también determinadas excepciones, como algunos servicios de paquetería, mudanzas o transportes que no requieren título habilitante. BOE
Por eso es importante analizar cada operativa concreta y determinar cuándo resulta exigible.
¿Qué cambia a partir del 5 de octubre?
El documento deja de generarse como un documento convencional en papel y pasa a necesitar una serie de características técnicas.
Entre ellas, el DeCA debe:
- Generarse antes del inicio efectivo del transporte
- Ser un fichero PDF nativo digital
- Tener un tamaño máximo de 5 MB
- Registrar fecha y hora de creación y modificación
- Incorporar un código QR
- Disponer de una URL única y segura
- Permitir la descarga directa del documento durante una inspección
- Conservarse durante al menos un año.
El PDF no puede proceder simplemente del escaneo de un documento en papel. Debe generarse digitalmente a partir de los datos gestionados por la aplicación informática.
¿Qué debe poder hacer el conductor?
Antes de comenzar el transporte, el conductor debe disponer de una copia del DeCA.
Puede llevarla en un dispositivo móvil o incluso impresa, siempre que contenga el correspondiente código QR.
Durante una inspección, el conductor podrá presentar el documento con su QR o incluso únicamente el código QR, desde el que los agentes podrán acceder al documento electrónico.
¿Hay que firmar electrónicamente el DeCA?
No necesariamente.
La Resolución de 5 de junio de 2026 aclara que la firma no es un requisito obligatorio para la validez del documento de control administrativo.
La situación es diferente cuando ese mismo documento se utiliza también con una finalidad contractual y resulta necesario incorporar firmas.
¿Qué información debe contener?
La información exigida incluye, entre otros datos:
- La identificación del cargador contractual y del transportista efectivo
- Origen y destino
- Naturaleza y peso de la mercancía
- Fecha del transporte
- Matrícula del vehículo utilizado
Para muchas empresas, buena parte de esta información ya existe dentro de su sistema de gestión.
¿Quién está obligado a utilizar el DeCA?
El DeCA afecta al transporte público de mercancías por carretera sujeto al documento de control administrativo. Es decir, al transporte realizado por cuenta ajena mediante precio, dentro del ámbito al que se aplica la Orden FOM/2861/2012.
La obligación no recae únicamente sobre el transportista. Intervienen dos figuras:
El cargador contractual, que es quien contrata directamente el transporte con el transportista efectivo. Responde entre otros de la identificación de cargador, transportista, origen, destino y mercancia
El transportista efectivo, que es quien realiza materialmente el transporte al amparo de la correspondiente autorización. Responde de determinados datos relacionados con la realización del transporte, fecha y vehiculo.
La Resolución de 5 de junio también establece que ambos deben conservar los DeCA durante al menos un año. S
Aquí es importante hacer una precisión: no cualquier desplazamiento de mercancías implica automáticamente un DeCA. La obligación se refiere al transporte público de mercancías por carretera y existen supuestos excluidos o sujetos a otra documentación.
¿Qué ocurre si no se cumple?
No disponer correctamente de la documentación de control puede ser sancionado.
La LOTT considera infracción grave la carencia, falta de diligenciado o ausencia de datos esenciales en la documentación de control obligatoria. Para los supuestos comprendidos en el artículo 141.17, la ley establece multas de 401 a 600 euros, cuya cuantía concreta se gradúa atendiendo, entre otros factores, a la repercusión de la infracción, los perjuicios causados y la reincidencia.
Cumplir no debería significar añadir trabajo
Con PRODUCTOR, el objetivo es que el DeCA forme parte del mismo flujo que ya utiliza tu empresa:
El DeCA integrado en PRODUCTOR
En GAIA hemos trabajado para que la adaptación al DeCA no signifique incorporar otro proceso aislado a la empresa.
PRODUCTOR permite integrar la generación del DeCA dentro de la operativa habitual de expedición y reparto, utilizando la información que ya se gestiona en el ERP.
El objetivo es sencillo, evitar volver a introducir datos, reducir procesos manuales y facilitar que el documento llegue al conductor preparado para acompañar al transporte.
Porque digitalizar un documento no debería significar añadir más trabajo.
Debería significar exactamente lo contrario.
Webinar especial DeCA
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